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REGLEMENT D'UTILISATION DE LA SALLE POLYVALENTE

La salle communale d’activités située au bourg de Saint-Etienne-Cantalès est mise à disposition sous forme de location sur la base du règlement suivant.

Ce règlement entrera en application pour toute location à compter du 1er janvier 2016.

Article 1 - Gestion

Le suivi de la gestion de la salle d’activités est assuré par la municipalité de Saint-Etienne-Cantalès.

Article 2 - Utilisation

La salle est mise à disposition pour les manifestations ou activités aux particuliers, associations ou professionnels conformément à un planning qui tiendra compte du calendrier des manifestations des associations communales.

Les demandes des habitants ou associations de la commune sont prioritaires jusqu’à signature du contrat de location.

Les ventes au déballage ne sont pas autorisées.

Article 3 – Description des locaux

Les locaux pouvant être mis à disposition se composent :

- d’une salle d’activités d’environ 233 m² ainsi que d’une terrasse couverte avec vue sur le lac,

- d’un local traiteur comportant plaques de cuisson, four, réfrigérateurs, lave-vaisselle, lave main, congélateur, etc.…

- d’un bar ouvrant sur la salle, avec réfrigérateur,

- d’un vestiaire et de sanitaires,

- d’un local de rangement du mobilier,

- d’un local de rangement situé à l’étage (< 19 personnes).

L’inventaire du matériel affecté à la salle est affiché dans le local de rangement.

Article 4 – Capacité de la salle

La salle d’activités peut accueillir réglementairement 280 personnes (200 personnes assises).

Le locataire ne devra en aucun cas dépasser ce nombre de participants.

Article 5 – Respect des personnes – Hygiène – Tri sélectif

Il est strictement interdit de fumer dans la salle d’activités.

Les produits hygiéniques notamment papier WC, savon, sacs poubelles, etc.. sont à la charge du locataire. Celui-ci assurera le tri sélectif des ordures ménagères notamment verre, emballages, journaux. Les déchets seront évacués par le locataire sous sa responsabilité aux emplacements suivants :

- déchets triés : conteneurs situés sur le parking de la piscine,

- déchets divers : conteneurs implantés à proximité de la mairie.

Article 6 – Entretien, rangement

Le lavage des sols ainsi que le nettoyage des sanitaires de la salle d’activités seront obligatoirement assurés par une entreprise de nettoyage mandatée par la commune et à charge du locataire (tarif mentionné au contrat de location).

Toutefois et avant l’intervention de l’entreprise mandatée, le locataire doit effectuer :

- le balayage de l’ensemble des locaux loués ainsi que la mise en propreté de l’extérieur (ramassage des mégots, papiers, etc… aux abords),

- le nettoyage intérieur/extérieur des réfrigérateurs, plaques/four et lave-vaisselle ainsi que la mise en propreté des plans de travail, éviers, étagères, etc…

- le nettoyage et le rangement du mobilier dans le local affecté.

Article 7 – Respect des locaux, équipements, matériels et abords

Il est formellement interdit :

- de faire un barbecue,

- d’utiliser des bombes serpentin, des confettis,

- d’accrocher ou de fixer quoi que ce soit sur l’ossature, les sols ou les parois (pointes, punaises, scotch, etc.),

- de modifier les installations électriques, branchement d’eau, chauffe eau, etc.,

L’apport de tout ustensile ou matériel fonctionnant au gaz est interdit dans l’enceinte de la salle.

Toutes dégradations, bris, objets manquants seront signalés à la remise des clés. Le locataire aura à sa charge les frais de remise en état ou de remplacement.

Article 8 – Respect des riverains

La salle d’activités bien qu’isolée, est située dans une zone habitée. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, le locataire s’engage à ce que tous les participants quittent la salle le plus silencieusement possible. En particulier l’usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé (tant à l’arrivée qu’au départ). Il veillera également à ce que les règles de stationnement soient respectées. Les feux d’artifice sont interdits.

Article 9 – Location – réservation

L’utilisation de la salle fait l’objet d’un contrat de location entre la commune et le locataire organisateur de la manifestation. Les demandes de réservation de la salle d’activités doivent être déposées auprès du secrétariat de mairie sur présentation d’un justificatif de domicile ou d’une pièce d’identité. La réservation ne sera définitive qu’après dépôt par le locataire des chèques de caution et d’arrhes et acceptation et signature du contrat de location par le Maire.

Article 10 – Tarifs de l'utilisation

Les tarifs de l’utilisation de la salle d’activités sont déterminés par délibération du Conseil Municipal et disponibles à la mairie.

Consommation électrique : un relevé contradictoire du compteur d’énergie sera effectué lors de la remise et de la restitution des clés afin de calculer l’énergie consommée dont le montant sera facturé au locataire (tarif mentionné au contrat de location).

Article 11 – Caution – Etat des lieux

Pour chaque mise à disposition, un chèque de caution au nom du locataire (montant fixé par délibération du Conseil Municipal) libellé à l’ordre du Trésor Public est à remettre au moment de la signature du contrat de location. Après état des lieux, vérification du bon respect du présent règlement et paiement de la facture, celui-ci sera retourné. Dans le cas contraire, il servira en tout ou partie à la remise en état ou remplacement éventuels. En outre et si nécessaire, un dédommagement supplémentaire pourrait être réclamé. Un état des lieux contradictoire sera réalisé avant et après l’utilisation lors de la remise des clés.

Article 12 –Assurances - Responsabilité – Sécurité

Le locataire devra obligatoirement fournir une attestation d’assurance « d’extension de garantie responsabilité civile » couvrant le risque locatif, dégât des eaux, vols ou dégradations, accidents et incendies pouvant causer des dommages corporels ou matériels à des tiers pour la durée de la manifestation. Tout professionnel devra posséder une assurance de responsabilité civile professionnelle ou d’exploitation. Ces attestations seront à produire au plus tard lors de la remise des clés. Ces

attestations devront être établies au nom du titulaire du contrat de location et mentionner la période ou cours de laquelle les clés seront en possession du locataire.

Il est fortement recommandé d’envoyer l’attestation d’assurance en mairie deux semaines avant la manifestation. Faute d’attestation conforme ou défaut de production de celle-ci, le contrat n’étant pas respecté, la location devient caduque et les clés ne seront pas remises.

La non présentation de l’attestation d’assurance conforme sera considérée comme un désistement et dans ce cas l’article 13 du présent règlement sera appliqué (encaissement des arrhes par la commune).

La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration d’objets, matériels ou denrées apportés par le locataire et le professionnel et qui se trouvent dans l’enceinte de la salle, vestiaire compris, ou à l’extérieur.

Pour chaque manifestation, le locataire devra respecter les consignes de sécurité et d’hygiène, prévoir le service d’ordre à l’intérieur des locaux ainsi qu’aux abords et veiller à la bonne utilisation des parkings.

Les deux armoires électriques seront maintenues fermées à clef.

Article 13 – Désistement

Pour chaque mise à disposition, un chèque d’arrhes au nom du locataire libellé à l’ordre du Trésor Public est à remettre au moment de la signature du contrat de location. Le montant des arrhes s’élève à 20 % du prix de la location de la salle et éventuellement du local traiteur.

Si le locataire était amené à annuler une réservation, il devra en prévenir la mairie, par écrit, dès que possible.

En cas de résiliation du contrat ou désistement, quel qu’en soit le motif, le chèque d’arrhes sera encaissé par la Commune.

Article 14 – Sous Location

Il est formellement interdit au locataire titulaire du contrat de céder ou sous louer la salle à une autre personne ou association.

Article 15- Autorisation - déclaration - taxes

Le locataire fera son affaire en ce qui concerne les autorisations ou déclarations nécessaires à l’ouverture d’une buvette ainsi qu’à la programmation d’œuvres musicales, emploi de salarié, etc…Il aura à sa charge les taxes et impôts liés aux manifestations ou spectacles.

En cas d’activités de restauration et/ou spectacles, le locataire devra compléter, signer et envoyer, deux semaines avant la manifestation, le formulaire « déclaration en mairie des activités de restauration et spectacles » disponible au secrétariat de mairie.

Article 16 – Engagement

Le locataire s’engage à respecter et à faire respecter le présent règlement et les modalités contenues dans le contrat de location.

Approuvé par délibération du Conseil Municipal en date du 12 juin 2015

Le Maire,

Patrick GIRAUD

Venez profiter du lac

en toute quiétude!

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Horaires & Permanences

Horaires d'ouverture de la mairie
Le mardi & le jeudi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30
samedi : de 8 h 30 à 12 h
Permanences du Maire
mardi, jeudi : de 14 h à 16 h
samedi : de 10 h à 12 h

Téléphone : 04 71 46 31 40 - Télécopie : 04 71 46 42 10 - Courriel : mairie.st.etienne.cantales[@]orange.fr